Forretningsorden

1. Forretningsorden

Forretningsorden for Certificeringsudvalget ud­arbejdes i henhold til § 13 i udvalgets kom­missorium.

Uoverensstemmelser vedrørende fortolkningen af forret­ningsordenen afgøres af udvalget efter reglerne i kommissoriets § 10.

Ændringer til forretningsordenen vedtages efter reglerne i kommissoriets § 23.

Alle udvalgsmedlemmer og Fordelingssekretariatets bestyrelse og administration modta­ger et eksemplar af forret­ningsordenen.

Udvalgets sekretariat foranlediger, at udvalget 1 gang årligt på et udvalgsmøde evaluerer forretningsordenen.

2. Møder

Udvalgets sekretariat foranlediger, at der udarbejdes en for et kalenderår dækkende møde­plan for de ordinære udvalgsmøder. Der afholdes mindst 4 ordinære udvalgsmøder om året. Møder kan dog aflyses efter formandens nærmere bestemmelse.

Efter formandens nærmere bestemmelse kan sager af ha­stende karakter i særlige til­fælde ved udvalgssekretariatets foran­staltning sendes i e-mailhøring, afhandles pr. korrespon­dance eller telefon blandt udvalgets medlemmer.

Ekstraordinært udvalgsmøde indkaldes ved udvalgssekretaria­tets foranstaltning, når for­manden, et udvalgsmedlem eller sekretariatschefen for Fordelingssekretariatet skriftligt begærer det. Begæringen skal indeholde en angivelse af det emne, som ønskes behand­let, samt en be­grundelse for begæringen.

Formanden - eller i dennes fravær næstformanden - leder udvalgsmøderne. For­manden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse. Formanden - eller i dennes fravær næstformanden - repræ­senterer udvalget. Kun formanden - eller i dennes fravær næstformanden - kan udtale sig på udvalgets vegne.

Udvalgsmøderne afholdes på Fordelingssekretariatet med mindre udvalget træffer an­den beslutning.

3. Dagsorden

Udvalgssekretariatet udarbejder i samarbejde med formanden for­slag til dagsorden for ud­valgsmøder. Dagsordenen for ordinære møder skal som mi­nimum indeholde følgende punkter:

□ Godkendelse af forslag til dagsorden.

□ Godkendelse af referat for sidste møde.

□ Gennemgang af aktionsliste.

□ Meddelelser fra formanden, andre medlem­mer og udvalgssekretariatet.

□ Eventuelt.

Punkter, der af udvalgsmedlemmer ønskes behand­let på et møde, skal anmeldes til ud­valgssekretariatet senest 10 dage før mødet.

Formandsskabet kan i samarbejde med udvalgssekretariatet afholde formøder m.h.p. for­beredelse af enkelte punkter til et udvalgsmøde.

4. Mødeindkaldelse

Mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet udvalgsmateri­ale ud­sendes ved udvalgssekretariatets for­anstaltning senest 7 dage før udvalgsmødets afhol­delse.

Mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, arbejdspapirer og andet udvalgsmateri­ale ud­sendes som udgangspunkt ved anvendelse af portalen Admincontrol.

Udsendelse af mødeindkaldelse, dagsorden, aktionsliste, ar­bejdspapirer og andet udvalgsmateriale kan, hvor sær­lige forhold tilsiger det, ske med kortere varsel.

5. Afbud

Er et udvalgsmedlem forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette til udvalgssekreta­riatet hurtigst muligt og inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen for mødet anfø­res det, hvilke medlemmer, der har været fraværende.

6. Oplysningspligt

Udvalgsmedlemmerne har pligt til at skaffe sig de oplys­ninger, der er nødvendige til opfyl­delse af deres opgaver.

De enkelte udvalgsmedlemmer kan fra udvalgssekretariatet kræve en hvilken som helst oplysning, der er nødvendig for arbejdet i udvalget.

Det påhviler hvert enkelt udvalgsmedlem at meddele formanden, såfremt vedkom­mende ikke skønner at have fået de oplysninger fra udvalgssekretariatet, der er nødvendige til opfyl­delse af vedkommendes opgaver som udvalgs­medlem, enten generelt eller i forbin­delse med konkrete dagsordens­punkter.

7. Inhabilitet

Udvalgsmedlemmerne - og andre ved udvalgsmøder tilstedeværende - har pligt til straks ved mødernes begyn­delse at underrette udvalgets formand eller næstformand om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til inhabilitet.

Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlem eller andre tilstedeværende har en sådan interesse i en sag eller der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er eg­nede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed, at han/hun er udelukket i at deltage i udval­gets behandling af og af­stemning om sagen.

8. Tavshedspligt m.v.

Udvalgsmedlemmer og andre, der deltager i udvalgets møder, er underlagt tavshedspligt, når en oplysning er be­tegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nød­vendigt at hemme­ligholde den for at varetage væsentlige hensyn til private interesser, herunder navnlig til enkeltpersoners, virksomheders eller for­eningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne forhold, herunder økonomiske, drifts- eller forretningsmæs­sige forhold.

Tavshedspligten er også gældende, efter at et udvalgs­medlem er fratrådt.

Udvalgets medlemmer må ikke til uvedkommende uden­forstående, herunder offent­lig­heden, videregive dokumenter eller oplysninger heri hidrørende fra arbejdet i udvalget. Udvalget afgør alle tvivlsspørgsmål om tavshedspligtens rækkevidde.

9. Beslutningsprotokol og aktionsliste

Udvalgssekretariatet udarbejder beslutningsprotokol af udvalgs­møderne. Beslutningsproto­kol med fortlø­bende nummerering udsendes til med­lemmerne senest en uge efter ud­valgsmødet. Beslutningsprotokol godkendes via Admincontrol på det efterfølgende ud­valgsmøde og underskrives umiddelbart herefter via Admincontrol.

Udvalgssekretariatet udarbejder en aktionsliste, der indeholder en oversigt over endnu ikkeeffektuerede udvalgsbeslutnin­ger. Aktionslisten udsendes via Admincontrol til medlemmerne senest en uge efter udvalgsmødet.

10. Særligt sagkyndige m.v.

Udvalget kan efter konkret beslutning i udvalget ad hoc supplere sig med særligt sagkyn­dige. Disse har ikke stemme­ret på udvalgsmøder.

11. Kurser og deltagelse på uddannelserne

Udvalgsmedlemmer kan tilbydes relevante kurser m.h.p. at de kan varetage deres opgaver forsvar­ligt. Medlemmer i Certificeringsudvalget og udvalgssekretariatet deltager i certificeringsuddannelserne og gencertificeringsuddannelserne efter behov og inden for de rammer, der er besluttet af Certificeringsudvalget.

12. Fratræden

Såfremt et medlem fratræder, skal han/hun straks til udvalgssekreta­riatet tilbagelevere eller forsvarligt makulere/destruere alt materiale, han/hun måtte være i be­siddelse af i sin egenskab af udvalgsmedlem.